칸반에 업무 프로세스 태우기 (딱딱한 JIRA workflow 의 대안)
JIRA에는 workflow기능이 있다. 은행권에서 많이 사용한다는 본격적인 BPM 솔루션에 비할바는 아니지만 간단한 업무 프로세스를 수행하기 위한 목적으로는 충분히 쉽게 만들 수 있고, 사용법도 그리 어렵지는 않다. 그러나 워크플로우가 복잡하다면 사용자들의 머리속에 해당 이슈타입의 아이템이 거치게 되는 워크플로우를 기억하고 있어서 머리에 그릴 수 있지 않은 한 이슈보기 화면에서 상태 옆에 보이는 [워크플로우 보기] 버튼을 눌러서 어느 상태에 있는지 확인해야만 한다. 이렇게 해서는 워크플로우가 가시적이지가 않아 프로세스를 아무리 열심히 최적화 해서 만들었다고 해도 그 효과가 크게 나지 못한다.
실제로 나의 회사에서 유상/무상으로 진행되는 유지보수 프로세스를 JIRA 워크플로우로 구현해서 사용자들(고객서비스 엔지니어)에게 제공했더니 사용하는둥 마는둥하게 되고 기껏 정의해놓은 프로세스가 무용지물이 되는 현상이 발생했었다. 좀더 직관적으로 사용하게 할 방법이 없을까 고민하던 중에 불현듯 JIRA Agile의 칸반보드가 떠올랐다. 칸반보드는 이미 전사로부터 우리 팀(PI/QA)으로 들어오는 요청사항을 관리하기 위한 용도로 만들어서 대시보드화해서 사용하고 있었던지라 만드는 방법은 이미 파악하고 있던 터였다.
칸반에 사내업무인 유지보수 프로세스를 적용하는 순서는 아래와 같이 진행하였다.
1. 현업업무수행자와 업무프로세스 정의(BPMN)
BPMN은 실제로 BPM 솔루션에 동작할수 있는 비즈니스 프로세스를 정의하는 모델링 언어이고, UML을 표준화한 단체인 OMG 표준으로 등록되어있다.
프로세스를 표현해야하는 경우(순차적인 처리) 다방면으로 활용가능하다. 나의 회사에서도 개발방법론에서 요구사항 분석을 하는 방법으로 사용하고 있다.
모델링 툴은 무료로도 사용할 수 있는 좋은 툴이 많이 존재한다.
수 많은 툴중에서 여러 모로 비교해 본 결과로
예쁜 다이어그램으로 효과가 매우 좋은 BizAgi Modeler를 추천한다. (windows환경, 회사에서도 무료로 사용가능하다!)
http://www.bizagi.com/en/bpm-suite/bpm-products/modeler#downloadmodeler
2. 정의한 업무프로세스 최적화(요구사항을 주는 입장에서는 이런저런 내용들을 막 쏟아내기 때문에 시스템 구현입장에서의 최적화가 필요하다고 생각한다. 실제로 칸반으로 만들어보면 컬럼이 8개가 넘어가면 가로폭이 너무 좁아져서 너무 빡박해보이는 느낌이 발생한다. 그리고 업무프로세스가 아무리 복잡하다 하더라도 그렇게 길어져서는 안된다.)
3. JIRA 커스터마이징 : 이슈타입 생성, 커스텀 필드생성, 스크린생성, 워크플로우 정의, JIRA Agile보드생성(Kanban)
Agile보드 생성하는 것은 대시보드 설정하는 것 만큼이나 쉽다. 컬럼을 정의하고 매핑하려고 하는 워크플로우상의 상태를 drag&drop으로 갖다 넣으면 끝난다.
4. 사용자에게 1차 오픈 / 피드백 수집
5. 피드백 반영해서 최종 서비스 오픈 / 사용자 교육
이슈 생성해서 Drag & Drop으로 옮기는 데모를 한번 보여주면 사용자는 바로 이해한다.
6. 프로세스를 탄 아이템 발생해서 데이터가 축적되면 대시보드로 통계데이터 표시
7. 프로세스 재수정 3번으로 돌아가서 반복.(6개월내에 프로세스 수정이 이루어 지지 않으면 프로세스의 생명령이 저하되고 있다는 신호임)
JIRA사용자들의 이야기를 들어보면 커스터마이징 하지 않고 순정상태 그대로 쓰는 경우가 많은 것 같은데 그래서는 JIRA의 강점인 유연성을 느끼기 어렵다. 사용법을 익히는데 약간의 시간이 필요하기는 하지만 한번 만들어두면 두고두고 도움이 되는 것이 업무 프로세스 구현이라고 생각한다.
이 글을 읽는 독자들도 꼭 시도해 보기를 강력히 권한다.
p.s. 업무 수행시 발생되는 데이터, 암묵적인 지식, 형식적인 지식 모든 것을 시스템에 남겨서 특정인에 의존하지 않도록 하는 것이 회사에서 가져야할 시스템에 대한 인식이라고 생각한다. 이런 환경의 구축없이 재택근무, 한 달이상의 휴가, 정보의 축적은 불가능하다고 봐야 할 것이다.
Kanban사용시 주의사항
- 칼럼이 너무 많아지면 보기에 너무 복잡해진다. (5~8개 컬럼이 가장 좋음)
- JIRA Agile은 JIRA의 플러그인으로 JIRA의 반 값으로 구매해야 한다.
- Kanban은 스크럼 보드와 달리 시작일과 종료일이 없는 업무에 적용해야 한다.(ex. 서비스 대응, IT자산관리 등)
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